Förpackad kunskap

Låt professionella workshops bli ett medel för dig att nå era utmaningar. Skapa förändring genom beprövade instrument och ta hjälp av metoder som är självlärande.

Nu har vi gjort våra konsulttjänster tillgängliga för dig och din arbetsgrupp. Genom verktygslådan Change kan vi snabbt leverera beprövade koncept som hjälper dig att hantera olika förändrings situationer. Med verktygslådan får du tillgång till hjälpmedel för att starta, mäta och följa upp era utmaningar och resultat.

Läs mer om:

eller…

Svenska chefer kan vinna mycket på att utnyttja ledningsgruppens potential. Nästan hälften av chefernas arbetstid går åt till interna möten och ofta känner man sig inte särskilt införstådd med mötets syfte.

Mötesrutiner och möteseffektivitet

På många företag hålls möten slentrianmässigt – bara för att man ska ha möten. Strukturen brukar också vara dålig: agenda och underlag skickas ut för sent; fel frågor avhandlas; besluten är dåligt förankrade; och efter mötet skyller deltagarna ifrån sig. Det finns flera undersökningar som pekar i samma riktning. TEMO har gjort en undersökning som visar att 6 av 10 inte är införstådda med mötets syfte. 8 av 10 känner sig dåligt förberedda inför mötet och 9 av 10 är ofta irriterade över att de inte hinner med det som är planerat att göra. TEMO:s undersökning visar att;

• En tredjedel av Sveriges chefer sitter i interna möten nästan halva arbetstiden.
• Cheferna som deltagit i undersökningen arbetar i snitt 48 timmar i veckan. Av arbetstiden utgörs drygt 70 procent av möten.
• För att möten ska bli så effektiva som möjligt krävs det att alla vet varför mötet äger rum. Den vanligaste orsaken till att mötena inte fungerar bra är enligt de intervjuade själva att mötena inte varit förberedda.
• Andra irritationsmoment för många av cheferna som deltog i undersökningen var det faktum att mötena inte alltid börjar på utsatt tid och dessutom ofta drar ut på tiden.
• Chefer inom privat och offentlig sektor behandlar sina interna möten olika. Undersökningen visar bland annat att det är vanligare att mötet börjar på utsatt tid i offentlig sektor än i privat. Chefer inom privat sektor anser sig vara mer förberedda inför interna möten än de som arbetar inom offentlig sektor.
• Färre chefer inom offentlig sektor upplever att deltagare bibehåller sin uppfattning även efter mötet jämfört med den privata sektorn.

Men det är inte bara i Sverige som möteskulturen har undersökts. Liknande undersökningar utomlands pekar på snarlika problem. I USA har MCI genomför undersökningar om trender, kostnader och attityder kring möten. Dessa visar att möten har dåligt rykte mycket pga. att ca 50% av mötestiden anses vara ineffektiv. Här svarar över 90% av respondenterna att de dagdrömmer och är dåligt koncentrerade under möten, 95% säger att de medvetet missat möten eller delar av möten, 73% tar med sig annat arbete till möten och hela 39% säger att de dåsat till under själva mötet.

Trenden går mot en ökad mötesfrekvens och man behöver agera för att effektivisera och få kontroll över mötena och göra det NU!

Vi erbjuder våra kunder ett väl beprövat ”gör det själv-kit” innehållande instruktioner, mallar och genomförande stöd för att inventera och utvärdera strukturer och relationer i olika typer av möten.

Vi har tillsammans med kollegor och kunder genomfört övningarna på ett hundratal projekt- styr- & ledningsgrupper med en 98%-ig kundnöjdhet.

Resultatet blir effektivare möten, förbättrade relationer och bättre beslut.

Svenska chefer är överlag dåliga på att utbilda sina medarbetare i konsten att ge konstruktiv kritik. Chefer välkomnar feedback, men när medarbetarna inte vet hur de ska agera för att kunna ge såväl positiv som negativ kritik så blir de osäkra och håller ofta inne på de mest intressanta synpunkterna som verkligen skulle kunna förändra verksamheten.

Genom åren har vi träffat många chefer som funderar över:

• Hur kan vi få ut mer av vår samlade kompetens?
• Vad krävs för att vi skall börja samarbeta istället för att konkurrera inom gruppen?
• Hur ökar vi dynamiken i våra möten som leder till att vi skapar mervärden?

Medarbetare är överlag otränade på att ge kritik och låter ofta också konflikträdslan styra, vilket gör att de undviker konfrontationer. När medarbetare inte vågar ge konstruktiv kritik så försämras förutsättningarna för ett konstruktivt samarbete. Konsensuskulturen i Sverige gör att det förekommer möten då man lägger merparten av tiden och energin på att bekräfta varandra, snarare än att fatta konkreta beslut och driva mötet framåt. Det kan leda till att mötesdeltagarna efteråt inte vet vilka beslut som egentligen fattats. Många känner nog på sig att verksamheten är alltför ineffektiv, men man vågar inte sätta ner foten och kräva att mötesformerna blir mer strukturerade och resultatorienterade. Det är inte heller ovanligt att man väljer att sopa jobbiga frågor under mattan av rädsla för att behöva provocera genom att diskutera ett känsligt ämne.

Konkurrensen ställer allt högre krav på företagets ledarskap för både chefer och medarbetare. Av ledningen krävs ett engagerat ledarskap som bidrar till utveckling. Att man visar prov på aktiviteter som leder till resultat och bättre trivsel på arbetsplatsen. Av chefer och projektledare krävs att man både är insatt som chef som kan delegera och motivera medarbetare i verksamheten. Av medarbetare krävs att man visar prov på gott medarbetarskap och att man är insatt i företagets utveckling.

Mot denna bakgrund krävs att chefer och ledare behöver utveckla sitt samarbete och skapa starka relationer för att kunna leverera bästa möjliga resultat såväl i det dagliga arbetet som mot företagets långsiktiga mål. För att kunna göra detta på ett medvetet sätt behöver respektive grupp upprätta gemensamma mål och komma överens om hur man vill utöva sitt ledarskap. Ett ledarskap som bygger på öppenhet, förtroende och respekt för varandras förmågor och olikheter.

Konflikter är något många är rädda för och försöker undvika. Men med ett genomtänkt förhållningssätt till konflikter kan man bli en bättre ledare och forma en kultur där alla är vinnare.

Många konflikter börjar med en högst saklig motsättning som aldrig konfronteras i klartext. Motsättningen har efter hand personifierats och till slut utvecklas en konflikt.

Problemet är när människor är starkt identifierade med sina åsikter och har svårt att lämna dem. Det ger ideligen bränsle till konflikten och håller den ständigt vid liv.

Konflikt är ett laddat ord och för många är det förknippat med obehag och kanske rent av hotfullt. Konflikter uppstår alltid på en arbetsplats; om makten, om målen och om vägen dit, om normer, om budgetar och resultat, om löner m.m. De allt hårdare produktivitets- och lönsamhetskraven bidrar också till att det blir fler och fler konflikter. En organisation i förändring är i sig själv ett växthus för konflikter och då är det viktigt att kunna hantera dem.

Oförmåga att hantera konflikter är kanske det största hindret för framgång. En chef som förnekar konflikter kan ställa till med mycket elände på arbetsplatsen. Motsättningar sopas under mattan, beslut fattas av chefen utan nödvändig diskussion, eller så skjuts viktiga beslut upp på framtiden. Medarbetarna får ingen ärlig feedback på sitt jobb, frustration uppstår och många kan må dåligt. I det långa loppet blir resultatet lidande.

Men allt är inte chefens fel utan mycket hänger på medarbetarnas rädsla för att säga ifrån. Att så många blir utbrända beror bl.a. på att många inte vågar säga ifrån om att deras arbetssituation är ohållbar. Man biter ihop, kämpar och går in i väggen.

Det är helt omöjligt att undvika konflikter när folk ska jobba tillsammans men du kan göra mycket för att se till att dina anställda hanterar meningsskiljaktigheter på ett smartare och mer produktivt sätt genom att använda dig av bra metod för konflikthantering.

Konflikthantering är också att tänka efter före. Jobbar du med återkoppling och feedback slipper du många konflikter. Då kan du lyfta fram oroshärdar innan de har blivit konflikter, belöna och erkänna bra saker, stoppa skvaller och se till att alla känner sig värderade. Dessutom är det viktigt att alla förstår mål och förväntningar.

Vi har utvecklat en självhjälp som hjälper dig med dina konflikter. Här kan du finna stöd att praktiskt lösa konflikter. Konfliktlösningspaketet innehåller följande:

1. Exempel på konflikthantering mellan chef och medarbetare, och arbetsdokument.

2. Exempel på konflikthantering mellan medarbetare, och arbetsblad.

3. Konflikt mellan grupper. Exempel och arbetsblad.

4. Att förekomma konflikter. Feedback och arbetsblad.

5. Konfliktteori. En fördjupning som kopplar samman konflikthantering och ledarskap.

6. Vilken konfliktstil har du och hur påverkar det dig i en förhandlingssituation? Teori och arbetsblad.